Datenschutzordnung des Schwarzwaldvereins Weil der Stadt-Leonberg e.V.

Diese Datenschutzordnung regelt die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten der Mitglieder und sonstigen Personen im Schwarzwaldverein      Weil der Stadt- Leonberg e.V.

 

§ 1   Erhebung personenbezogener Daten

Es werden vom und für den Verein folgende Daten erhoben:

1. bei Antrag auf Mitgliedschaft im Verein

(gemäß Vordruck im Jahresprogrammheft bzw. dem Download- Formular auf unserer Webpage www.schwarzwaldverein-wds.de)

a. Name (Vor- und Nachname)

b. Straße, Hausnummer, Wohnort

c. Geburtsdatum

d. Beruf (*)

e. Telefonnummer

f. Mail-Adresse (*)

g. Bankverbindung (IBAN,BIC, Kontoinhaber)

h. Mitgliedsart (Einzel-, Familien-, Jugend-, Zweitmitgliedschaft)

Bei Familien: Name (a) und Geburtstag (c) von jedem Familienmitglied, für den ein Antrag auf Mitgliedschaft gestellt wird.

Die Angaben zu

  • (a), (b), (c), (g) und (h) sind notwendig, ansonsten kann keine Aufnahme in den Verein erfolgen.

  • (d) ist freiwillig, wird nur benutzt um Fachkenntnisse für die Vereinsarbeit berücksichtigen zu können,

  • (e) und (f) sind freiwillig, aber wichtig für vereinsinterne Kommunikation.

2. durch Teilnehmerlisten bei Veranstaltungen (auch von Nicht-Mitgliedern)

a. Name (Vor- und Nachname)

b. Straße, Hausnummer, Wohnort

c. Mitglied oder Gast

Die Angaben zu (a) und (c) sind notwendig, ansonsten kann die Teilnahme verwehrt werden, (b) ist freiwillig, aber erwünscht zur späteren eventuellen Kontaktaufnahme.

3. Fotografien bei Vereinsveranstaltungen

§ 2   Speicherung personenbezog. Daten

Personenbezogene Daten werden gespeichert auf:

1. Beitrittsformular (schriftlicher Antrag)

2. Teilnehmerlisten von Veranstaltungen

3. interner und externer Festplatte eines PCs der zwei Kassenwarte zur elektronischen Mitgliederverwaltung- voller Datensatz.

4. internen und externen Festplatten beim Fachwart/in für Öffentlichkeitsarbeit (nur zur relevante Pressearbeit Daten)

5. internen und externen Festplatten beim Vorsitzenden und seinem Stellvertreter (Ohne Bankdaten)

6. Sicherungsmedien

7. Listen der Austräger und temporär in Anmeldelisten durch die Wanderführer

§ 3   Nutzung personenbezogener Daten

Die Daten werden wie folgt genutzt:

1. Innerhalb der Vorstandschaft

a. Adressdaten für Einladungen, z. B. zu Seniorennachmittag, Ehrungen, Feste,

b. Geburtstage für Gratulation zum einem runden Jubiläumstag

2. für Veröffentlichungen im Gemeindeblatt und in gedruckten Publikationen (z.B. SWV Aktuell, Broschüre mit Jahresprogramm)

a. Bilder, Namen und Mitgliedsdauer bei Ehrungen,

b. Gruppenbilder von Teilnehmern an unseren Veranstaltungen

3. für Veröffentlichungen im Internet (Webpage des Vereins)

a. Bilder, Namen und Mitgliedsdauer bei Ehrungen

b. Gruppenbilder von Teilnehmern an unseren Veranstaltungen

c. Namen und Telefonnummern von Wanderführern/innen und Organisatoren von Veranstaltungen

4. für Veröffentlichungen bei Einladungen zu Veranstaltungen des Vereins

a. Namen und Telefonnummern von Wanderführern/innen und Organisatoren von Veranstaltungen

b. Gruppenbilder von Teilnehmern, ohne einzelne Teilnehmer hervorzuheben und ohne Namensnennung

5. Zur Übermittlung an Dritte (Details in §5)

§ 4 Verarbeitung personenbezogener

Daten

Die Daten werden für folgende Zwecke verarbeitet:

1. eine allgemeine Datenverarbeitung zur Vereins- und Mitgliederverwaltung (Beitragseinzug, persönliche Schreiben, diverse Listen, etc.)

2. zum Erstellen von Bildershows für den Jahresrückblick und zur Dokumentation des Vereinslebens.

§ 5 Übermittlung personenbezogener

Daten an Dritte

Personenbezogene Daten werden an folgende Dritte übermittelt:

1. Schwarzwaldverein e.V., Schlossbergring 15, 79098 Freiburg

Über Teilnehmer von Veranstaltungen

1. Name, Adresse, Geburtsdatum zur Erstellung des Mitgliedsausweises

2.Name und Adresse von Mitgliedern und Gästen zur Ausstellung des Wanderabzeichens

3. Name, Adresse, eMail, Telefonnummer und Ehrenamt von Vorstandsmitgliedern und Fachwarten im Jahresbericht

(elektronische Datenübertragung)

2. Bezirksvorstand (bzw. Bezirksfachwarte) des Vereinsbezirks „Unteres Nagoldtal“, des Schwarzwaldvereins

Name, Adresse, eMail, Telefonnummer und Ehrenamt von Vorstandsmitgliedern und Fachwarten

(elektronische Datenübertragung)

3. Sicherheitskritische Einrichtungen wie

(JVA, Flughäfen, Kraftwerke, usw.),

falls erforderlich Name und Adresse von Teilnehmern zur Anmeldung von Führungen

(elektronische Datenübertragung)

4. Vereinigte Volksbank e.G. und Kreissparkasse Böblingen

Name, Adresse und Bankverbindung zum Lastschrift-Einzug der Mitgliedsbeiträge

(elektronische Datenübertragung)

5. Druckhaus Kaufmann GmbH & Co.

KG, Raiffeisenstr. 29, 77933 Lahr

1. Name und Adresse von ortsansässigen ehrenamtlichen Austrägern (Mitgliedern) zur   Zustellung der Vereinszeitschrift „Der Schwarzwald“

2. Name und Adresse von auswärtigen Mitgliedern zwecks Postzustellung der Vereinszeitschrift „Der Schwarzwald“

(elektronische Datenübertragung)

6. Versicherungsgesellschaften und Berufsgenossenschaft

Name, Adresse, Geburtstag von zu versichernden Mitgliedern

(elektronische Datenübertragung)

7. Beauftragte Reiseunternehmen

Name und Telefonnummer von Wanderführern/innen und Organisatoren

(elektronische Datenübertragung)

8. Per Jahresprogramm und Webpage

Name, Adresse, eMail, Telefonnummer und Ehrenamt von Vorstandsmitgliedern und Fachwarten

a. im Jahresprogramm (als gedruckte Broschüre und als Datei zum Herunterladen von der Webpage des Vereins)

b. Online, auf der Webpage des Vereins (elektronische Datenübertragung)

§ 6   Sperrung personenbezogener Daten

1. Bei Austritt eines Mitglieds werden dessen Daten im Mitgliederverwaltungsprogramm gesperrt, damit sie nicht weiter verarbeitet werden können.

§ 7 Löschung personenbezogener Daten

1. Bei Austritt eines Mitglieds werden dessen Bank- und Kontodaten im Mitglieder- Verwaltungsprogramm des Vereins dauerhaft gelöscht. Auf schriftlichen Antrag

geschieht dies auch mit den weiteren, in der Datenbank zur Mitgliederverwaltung gespeicherten personenbezogenen Daten.

2. Für auswärtige Mitglieder wird bei Austritt die Löschung der Adressdaten bei Druckhaus Kaufmann GmbH & Co. KG schriftlich veranlasst.

3. Teilnehmerlisten werden vom Wanderführer/in nach der Veranstaltung an den Wanderwart/in übergeben und verbleiben bei diesem. Die Listen werden nach

Ablauf von fünf Jahren vom Wanderwart/in vernichtet.

4. Bilder und Teile von Videos sowie historische Aufzeichnungen sind davon ausgenommen.

§ 8   Datensicherung

1. Der Zugriff auf die voll umfängliche Mitgliederdatenbank des Vereins ist auf die zwei Kassenwarte beschränkt. Die Daten werden nur lokal auf einem System verarbeitet und auf keine weiteren Systeme übertragen, insbesondere nicht in eine Cloud übermittelt.

2. Die Mitgliederdatenbank des Vereins wird regelmäßig auf einem weiteren externen Datenträger (USB Speicher) verschlüsselt gesichert und beim Vorsitzenden hinterlegt.

3. Festplatten werden regelmäßig dupliziert und Original sowie Duplikat sicher vor dem Zugriff Dritter verwahrt.

§ 9   Gültigkeit

Diese Datenschutzordnung wurde vom Vorstand am 25.09. 2018 beschlossen und ist danach ab dem 1.1.2019 solange gültig, bis sie durch einen neuen Vorstandsbeschluss abgeändert oder ersetzt wird.

Wanderkalender

Dezember 2018
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